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项目会议怎么开?(四)

522 2024-03-14

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文章来源:
老卡摇项目
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会议纪要与跟进摘要

会议纪要与跟进的重要性

本文延续了关于如何高效开展项目会议的系列讨论,强调会后跟踪的重要性。有效的决策和及时实施是衡量会议成效的关键,而会议纪要及后续跟进则是确保决策转化为生产力的必要步骤。

会议记录者的角色与功能

会议记录者是会议成功的关键角色之一,他们不仅记录会议内容,维持议程流程,还协助主持人总结归纳,并具有观察预防功能。优秀的记录者要具备快速反应、快速写字、广泛知识面和强记忆力等能力。项目会议通常指派专人负责记录,而公司级项目评审会则有PMO人员记录。为了培养更多的后备人才,建议由不同的人员轮流担任会议记录者。

会议纪要的内容

会议纪要应包括完整的会议信息,如议题、时间、地点、参与人员等,并着重记录待追踪事项。为了提高会议效果,会议纪要应在24小时内完成并发送至与会者。

会议记录的技巧和后期跟进

会议记录者应采取一些技巧来提高自己的工作效率,比如录音、即时指出不清晰的发言、对会议共识进行确认等。会议记录者应与审批人共同审核纪要,并在会议结束后进行整理。发布会议纪要后,需要指定专人负责追踪完成情况,并定义跟踪频率和汇报机制。对于定期会议,还需在下次会议前整理出待完成事项的追踪情况。

结论

会议纪要和后续跟进是确保会议成果得以执行的关键环节。通过有效的记录和跟进,可以保留下参会者的贡献和决策,并确保相关任务的完成。

这段HTML内容提供了关于会议纪要与跟进的摘要,分为五个部分:介绍会议纪要与跟进的重要性;讨论会议记录者的角色与功能;概括会议纪要应包含的内容;提供会议记录的技巧和后期跟进方法;最后得出结论,强调了会议纪要和后续跟进的关键作用。

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