【VSM每周观点】时间不够用？将“浪费时间”变成“改善时间” ｜第20期

100%的利用率是不可取的，也是不可持续的。当团队长时间处于满负荷运转，导致没有时间和精力用户创新和持续改进。忽视持续改进会导致技术债务的增加、效率低下和士气低落。我们如何将“浪费时间”变成用于创新和改进的“富余”时间呢？

原文来自VSM Consortium

翻译&配图：黄锦辉 Stephen

01 为改进留出25%的时间

02 把浪费时间变成“改善时间”

03 你能投资多少时间用于改进

04 现在是审视你价值流的最佳时机

为改进留出25%的时间

团队经常长期处于高负荷运转的窘境，因为他们必须努力满足最后的截止日期，处理不断增长的待办事项，并适应不断变化的需求。在这种持续的压力下，对工作流程的改进和优化很容易被置于次要地位，因为团队忙于应付和实现他们当前紧迫的目标。

然而，对持续改进的忽视会导致技术债务的增加、效率低下和士气低落。在Mik Kersten提出的流框架（Flow Framework）中，流分布（Flow Distribution）的指标可以很好地可视化这种分配。许多团队在减轻技术债务（Technical Debt）和风险（Risk）方面的投入不足，而倾向于当前的缺陷（Defects）和特性（Features）需求。

图片来源：vsmconsortium.org

常见的改进实践建议我们为改进留出富余时间。在流分布（Flow Distribution）的基础上，让我们研究可持续的资源分配的方法，即25%的时间分配。这里有一些策略可以为改善分配足够的时间：

5）每4个冲刺（Sprint）中有一个冲刺（Sprint）专注于改进。

首先，让我们声明100%的利用率不仅是不可持续的，而且是不可取的。它没有给敏捷性、紧急情况、探索或学习等留下需要的时间。

难以接受的是，所有这些方法都需要腾出25%的时间，这让团队很难接受或承担（特别是当他们已经陷入忙碌的困境时）。

把浪费的时间变成富余时间

我的第一步是让一个团队为他们现在所处的工作流程绘制一个价值流图（Value Stream Map），并将浪费转化为改进的时间。

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在苦苦挣扎的团队中，我总能找到一些简单的解决方法，这些方法可以用几乎为零的工作量来实现，可以为他们腾出20-30%的时间。这个方法的成本只有2-3个小时的时间（可以通过严格的Meeting Hygiene，每周或两周一次），而且每次冲刺的回报都是可持续的。

一旦团队能够证明该实践的好处，就更容易获得领导对团队的支持或其他方面的支持来扩大影响。

简而言之，你把浪费变成了用于改进的富余时间。消除浪费是精益的一个关键实践，在没有花费时间去观察的环境中，有很多东西有待发现。

通过审视你的时间和工作流程，你可以发现将浪费的时间转化为创新时间的许多机会。只要确保你的创新过程和交付过程一样都在运行！

把浪费的时间变成空闲时间。

Transform wasted time into free time.

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我们的帕特里斯·科巴德（Patrice Corbard）进一步详细地说明了这种投资策略，并展示随着时间推移的影响。

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3）旨在消除浪费并释放用于改进和创新的时间的渐进式改进

通过提升你的价值流绩效，你可以重新获得时间来支配你喜欢的事情。更好的是，你为每次迭代都节省了时间，这包括每一次的参与、发布、冲刺（Sprint）和入职培训等。

如果我们在为期一周的过程中节省了20%的时间，那么一年下来就是52天。这可能看起来很乐观，但看看你的日历，有多少会议可以精简和优化？

5）许多会议可以被异步信息、决策框架、适当的治理等所取代。

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就像把赚到的股息用于再投资一样，随着时间的推移，绩效改善带来的收益可以得到指数级的回报。

在我所见过或听说过的每一个案例中，通过绘制一个价值流图可以立即发现至少节省20%时间的机会。例如，一个不必要的会议，一个容易分散的决策，一个你所依赖的可以提供更清晰信息的团队。

这里有3个方法可以应用于价值流的具体领域：

设计更有成效的会议 P.R.E.P.A.R.E

支持、优化和保护用于创新和增值的时间

记录集体和个人在工作流程的阻碍和摩擦。

减轻容易实现的依赖关系（你可以在无需请求批准下满足哪些标准？你可以充分利用价值流中的哪些能力？你可以实现哪些平台功能？

自动化决策和信息共享

很多事情我们并不都是第一次尝试。有规律的模式、稳定的标准、一致的需求等等。利用这些通用模式来创建简单的自动化并将时间时间节省起来。如果变更不影响到客户，或者已经完成了一系列的检查列表，是否一定要经过审批流程？自动化它，或者至少是积极的清单！

你们经常开会共享状态或分享信息吗？将信息主动分享出去，节省大家聚在一起的时间。

数字产品开发价值流中最常见的热点问题是计划、环境访问/部署和测试。注意在这几个阶段的“浪费”，你会有一个良好的开端。

你能投资多少时间用于改进

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在你打算开始投资于改进时，当你思考一段相对较长的时间周期内可以节省的时间时，你会惊讶地发现你可以预算多少用于改进的时间。我们并不经常改变流程（这就是为什么我们会积累浪费和摩擦！），所以当你做出改变时，它可能会持续数年。

这意味着你所获得的时间收益可以在3-5年内成倍增加！想想你最后一次听到：“我们一直都是这么做的。”这句话代表着年复一年的现状，但也可能代表着未来多年的“储蓄”（节省下来的时间）。

现在是审视你价值流的最佳时机

当前影响我们所有人的三个因素成为了定义和改进价值流的最佳时机

3）我们都在努力消除浪费，检查我们的优先事项，并建立一个数据驱动的改进过程。价值流的定义和管理是解决这些问题投资回报率（ROI）最高的路径。

（应用价值流管理）的延迟成本也从来没有这么高过，但它比你想象的要容易开始。

为工作流程的改进腾出时间对于维持长期的成功和效率是至关重要的，特别是对于已经达到满负荷运转的团队。复杂性、技术债务和需求总是在上升。

通过使用价值流映射，团队可以发现隐藏的“改善机会”，从而简化工作流程、减少冗余和优化资源分配，最终为持续改进创造更多的时间。

这不仅有助于减少流程债务和加强流程，而且有助于提高团队士气和整体生产力。通过采用价值流映射和其他精益浪费消除方法，团队可以释放用于偿还债务、改进和创新的能力。所有这些都为更可持续、更繁荣的工作环境铺平了道路。

一旦你开始了绩效改进之路，你就可以通过价值流管理投资于更大的规模、更大的影响和更长期的收益。持续改进是没有尽头的，但我们有很多指导、方法、工具、专家和一个蓬勃发展的社区来帮助你完成你的旅程。

最终，在实现眼前目标和专注于改进之间取得合适的平衡，将为更可持续、更繁荣的工作环境铺平道路。

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