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内控流程设计看似完美无瑕,却跑不动、运行缓慢,为何呢?因为忽略了流程owner角色!
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小江管悟
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在梳理企业生产委外供应商准入流程时,发现该流程涉及多个部门和岗位,包括计划运营、生产车间计划、技术工艺等,每个部门都从其专业领域把控可能的风险。企业对委外厂商的要求很高,涉及生产技术、质量控制、环保等多个方面。
虽然流程设计得当,内部牵制效果良好,却存在运行效率低下的问题,主要表现为多部门参与事项缺乏主动发起,以及流程跟踪不够积极。这些问题的主要原因是缺少流程owner角色。
流程owner负责跟踪流程执行,解决业务流程中的问题,进行沟通协调和绩效评估,其作用类似于项目经理。然而,在实践中,确定流程owner角色遇到了困难,各部门均不愿意担当此责。
经过一系列沟通,计划运营部门被指定为流程owner,并外聘专业人员负责相关事宜。选择流程owner时,应考虑流程内容、组织结构、重要性与复杂性等多个因素,确保其具备足够权威和资源。
最终反思显示,在设计内部控制流程时,企业可能忽略了协同的重要性,导致流程效率不佳。明确流程owner,负责协同流程中各部门或团队职能,既能控制风险又能提高效率。因此,设计跨组织的业务或管理内控流程时,不应忽视流程owner的作用。
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