项目经理如何召开既高效又快速的会议？

背景

午休时分，大家都在吃饭的时候，小明给大侠不停的抱怨另一个项目经理开会的槽点。

小明说：“最近一听到开会我就头疼，哎，真的烦死了。你知道吗，上周六我们开会开了一下午，4个小时呀，你能想象到吗？”

大侠问：“那个项目经理组织开会是要做什么呀？为什么要开一下午呢？”

小明：“哎，别提了，本来是要跟踪一下项目进展，但是开着开着就一下午了，最后还啥都没说，啥也没有结论。这种会议我是真不想参加了。”

在我们的工作中无法避免的一件是就是会议，会议的类型因为主题也各不相同。但是为什么有人会把会议开的无聊、耗时、没有产出还是令人讨厌和抗拒呢？

确定会议类型

我反复研究这些把一个会议开的无聊、耗时、没有产出的会议。又换位思考作为主持人为什么会把一个会开着开着就越来越长的情况，究其根本，能把一个会开成这个样子的原因分析如下：

1、主持人本身就是话痨

2、会议没有主题，没有议程

3、说着说着就跑偏了，还不自知

4、跑偏了后没有人提醒

5、没有提前准备，参会人员临场思考

6、大小事，重要不重要的事情都拿到会上说

7、没有对会议时间进行规划

······

在召开一个会议的时候首先要定义的这个会议类型是什么样子，比如召开一个头脑风暴会，那么以上问题就不存在了，因为头脑风暴会就是让大家畅所欲言。比如公司组织全员大会，那么肯定是传达信息，时间也就确定好了。

所以在召开一个会议的前提还是要明确会议的类型是什么的。根据工作中我们可能面对的会议会议类型可以分为：

1、全体大会：全体人员参加的会议，规模较大，一般用于宣布比较重要的事情。

2、进度会议：工作过程中，对进度的汇报、知会，了解工作进度情况。

3、培训会议：给新员工或特定人群，进行的各种培训进修的会议，旨在通过培训提供员工的能力。

4、专题会议：就某一专项问题，把相关人员集中起来，进行讨论，协调并形成解决方案的会议。

5、复盘会议：某个项目结束后，对项目工作的各个环节进行总结，复盘项目过程进行经验教训整理的会议。

6、传达与贯彻会议：上峰的意思，想法、精神、思路要落实下去，情况要传达下去。

7、例会：定期的工作会议比如月度例会，周例会，以通报工作情况，讨论解决问题为主。

8、工作简会：临时因为某件事情，需要马上布置，马上讨论的，三五人招呼到一起，十几分钟就能结束的简短工作会议。站会也属于工作简会。

9、表彰会议：用于表扬，表彰，嘉奖的会议。

10、座谈会仪：以征求看法，听取别人的意见为主旨的会议，比较随便地、不拘形式地讨论。

项目经理如何召开高效会议

在项目过程中，项目经理如何才能召开一个高效的会议呢？

之前遇到过一个领导，他之前在外企单位工作。他的一个工作方式对让我很惊讶又佩服，对我的工作影响也很大。

这个工作方式就是他开会的时候从不说废话，会议前确定会议时长后，到时间后会议就结束了，如果时间不够用了，那么他会让大家再回去思考一下，然后组织下一次会议。

在他看来，每个人的一天都是计划好的，如果花更多时间在会议上思考，那么就会耽误其他可能更重要的工作。

项目经理在组织一个会议的时候，无论会议类型是什么，都要把控会议的时间，因为开会不是闲聊，把控会议的时间就是对每个项目成员负责。

项目经理在项目整个生命周期中会遇到和组织很多会议，比如启动会、站会、汇报、评审会、复盘会等

而项目经理这些会议有一个共同特点，那就是目的性极强的。比如需求评审会，它的目的就是确定需求范围，定义需求详细细节。所以像这类的会议，项目必须做到这几点：

会前

1、提前准备资料

2、提前分享内容让参会人员有所准备

会中

3、最好定好议程，会议上避免跑题

4、少说废话，言简意赅

5、任务要明确，责任人要认定

6、时间把握好，避免拖太长

会后

7、最终得出结论

只有通过会前、会中、会后全流程做到遵循开会目的意图，那么项目经理就能更好的开一个高效会议。