项目会议怎么开？（四）

此系列文章的主题是如何把项目会议开好，上篇文章主要介绍了项目会议过程中的把控，如何引导决策达成，以及突发事件如何处理。

会议开完就结束了吗？

当然不是，衡量一个会议是否有成效，一是要看会议是否能够形成有效的决策，二是要会后的决策是否能在规定的时间内实现。

因此，会后的追踪非常重要，会后有追踪，才能把会议的决议形成生产力。本文我们接着聊聊如何做好会议纪要与跟进。

通常项目会议是有专人来做记录的，比如项目组内的例行会议一般由项目助理或项目主管记录，公司级的项目评审会/汇报会有专门的PMO人员记录，会议记录人主要有以下几个作用.

1、会议记录者不可或缺。

会议记录者是参会人员的重要组成部分，他的重要性仅次于主持人，他也是导致一个会议成败的关键。

2、会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序。

这一功能主要表现在会议的事后跟踪这个部分。会议记录者在会议的过程中主要负责记录、维持会议的议程所设计的程序，可以起到“和事佬”的作用。

3、会议记录者还有协助主持人做好会议总结与归纳的功能。

会议记录者最好是那些有潜力做主持人的员工去做这项工作，因为这样做可以帮助公司培养后备人才。并且最好是要由不同人员轮流担任会议记录者，而不是由固定的人专职担任。

因为这一做法有助于锻炼一群人，而不是一个人，像我的团队就是轮流进行会议记录的，经过了一段时间的锻炼，每个人在这方面都有很大长进，写会议纪要不在挠头。

4、观察预防功能。

会议记录者的观察预防功能是比较容易被忽视的一大功能。简单来说，会议记录者可以以一个旁观者的角度来观察会议中是否存在一些误区，同时可以从旁对主持人做出提醒。

例如，可以清楚地观察在会议中哪些人发言过长，哪些人尚未发言，并对这些情况做好相关纪录，以此来提醒主持人。因为主持人是要沉浸在会议中的，有的时候没有办法完全跳出来进行观察，这时候会议记录者就可以发挥作用了。

有些人认为会议记录者是会议中最简单的角色，别人说啥你就记啥就行了，但其实这种观点是不对的。上面也说了，会议记录者在会议中是仅次于会议主持人的一个重要角色。

因为，一名好的会议记录者可以增进议事效率，而一名不好的会议记录者不仅徒增误会，还浪费时间。一名称职的会议记录者不仅能仔细倾听发言，而且能准确陈述听到的内容，同时记录好几项发言而不失误。

一般来讲，会议记录者多少要具备一些“天赋”。

反应要快。对于大家提到的问题，能够迅速反应，并且直击要害，知道底层逻辑在谈什么。

写字要快。做会议记录，写字速度当然有一定要求，当然打字快也行，很多都是用电脑做会议纪要。

知识面要广。在做会议记录时，经常会听到一些专业术语，没有相对广的知识面，对这些专业术语，你可能既听不懂，也不会写，这属于一个会议记录者的硬件能力。

比如我们汽车行业的公司级项目会议，你必须要听得懂研发说的ADAS、OTA等术语，听得懂生产系统ERP、IMM这些术语，还得听得懂财务上RIO这些术语，否则这个工作就没法做。

记忆力要强。会议记录者要能记住发言者所说事情的前因后果，遇到一个很复杂又几长的问题时，更需要超强的记忆力，否则，很可能记到最后已经不知发言者所云了。当然这方面我们可以在会前对会议材料进行充分的了解，会中借助些电子产品进行辅助。

另外组织能力强、倾听能力强、总结能力强也是一个优秀会议记录者的必备素养。

会议记录的主要内容包括会议的全部要素，如：议题、议程、时间、地点、参与人、主持人、记录人、出勤情况、发言情况、决策情况、待追踪事项、会议附件等。

同时，为了及时贯彻会议的精神，增强会议时效性，趁热打铁追踪会后的待完成事项，会议记录最好要在会议结束后24小时内完成并发送到与会人员手中。

会议记录要明确记录待跟踪事项，可参考下方表格。

需要。

会议发起人要指定专人来跟踪会议纪要的完成情况，可以是会议主持人、记录人或指定的其他人员。并明确定义好跟踪的频率和汇报的机制，即多久在什么凭条进行汇报，直至所有事项彻底完成。

如果是例行会议，要在下一次会议前，整理出待完成事项表的追踪情况，并在例会上作为固定议题进行完成情况的汇报，以督促相关人员保质保量地完成任务。

对于已经完成的事项可在进展汇报后再表格中删除，而对于未完成事项需集中整理后，作为此次会议的附件再发送给全体与会人员，制止跟踪至关闭。

参加会议的人大部分是只记录或记住自己所关心的内容，而不相关的内容则不怎么关心。

因此，为了能够将参会者的发言、宝贵的思想火花及最终决策、待完成事项能够清晰地保留下来，必须要做好会议记录以及会后跟进。

好了，这篇关于会议纪要与跟进的文章的就写到这里，别忘了会议纪要的跟踪与关闭是会议不可忽视的一个重要组成部分，也欢迎大家持续关注此系列文章。