项目会议怎么开？（四）

本系列文章探讨如何有效地举行项目会议。在先前的文章中，讨论了会议中的控制、决策引导及应对突发事件。然而，会议的结束并不意味着一切就此结束。一个会议的成效取决于是否形成有效决策以及决策是否能在规定时间内实现。因此，会后追踪是确保会议决议转化为实际成果的关键。

会议纪要通常由项目助理或项目主管记录，对于公司级会议，则有PMO人员负责。会议记录者的作用至关重要，不仅仅是记录过程，而且还要维持议程、协助主持人总结归纳，并具有观察预防功能。一个优秀的会议记录者不仅能提高议事效率，还能防止误解和时间浪费。会议记录者需要具备快速反应、快速书写、广泛知识面和强记忆力等“天赋”。

会议纪要应当包括议题、议程、时间、地点、参与人、主持人、记录人、出勤情况、发言情况、决策情况、待追踪事项及会议附件等全部要素。为了提高效率，应在会议结束后24小时内完成会议纪要并发送给与会人员。

对会议记录的技巧包括：重要的会议应录音、指定会议记录者（主持人最好不要兼任）、记录时字迹要清晰、及时指出发言中的困惑并请求澄清、在会议结束前确认共识、整理记录内容，并与审批人共同审核会议纪要。会议纪要确认后，应发送给所有相关方。

完成会议纪要后，需要有专人跟踪完成情况，定义跟踪频率和汇报机制。对于定期会议，应在下一次会议前汇报待完成事项的追踪情况，并作为固定议题汇报，以确保任务的质量和进度。对于未完成的事项，需继续跟踪至关闭。

文章最后强调，会议纪要的跟踪与关闭是确保会议成效的重要组成部分，呼吁大家重视这一环节，并继续关注相关系列文章。