项目会议怎么开？（一）

项目会议概述与常见问题

项目会议是围绕特定主题的集体讨论活动，旨在提升会议的有效性和管理者的领导力与执行力。会议管理涵盖会议目标、议程、决议等多个要素。

会议的目的

• 有效沟通：集思广益，实现有效的信息交流。
• 传达资讯：通报决定及新策略。
• 监督和协调：检查工作进度和协调矛盾。
• 达成协议和解决问题：通过明确和拆分问题来解决它们。
• 资源共享：为互助和共同进步汇集资源。
• 开发创意：特别在广告和媒体公司中，会议用来形成和验证新构思。
• 激励士气：如年初或年末会议，增强团队向心力。
• 巩固领导地位：通过协调会议强化领导者的地位。

会议的分类

会议可按照方式如面对面、电话、视频会议分类，或按目的如共识型、传达型、讨论型分类。

项目相关会议类型

1. 项目启动会：发布项目章程，任命项目经理。
2. Kick-off会议：批准项目计划，准备执行阶段。
3. 焦点小组会议：收集相关方和专家的意见。
4. 引导式研讨会：跨职能需求讨论。
5. 规划会议与分析：制定风险管理计划。
6. 状态审查/汇报会：全面评估项目进展。
7. 投标人/采购定点会议：确保潜在卖方对需求的理解。
8. 项目经验总结会：总结经验教训，更新资产。

会议过程中常见的问题

• 议题不明确：导致会议低效的根本原因。
• 缺少明确议程和时间分配：难以控制会议进展。
• 参会人数众多、缺席重要人员。
• 缺乏有效主持或主持人失控。
• 决策未记录或传达不及时。
• 时间和地点选择不当。

本文是关于项目会议的系列文章第一篇，后续文章将探讨解决会议中问题的方法。

编辑 | 卡梅隆

来源 | 老卡摇项目