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项目会议怎么开?(二)

544 2024-03-14

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查看原文:项目会议怎么开?(二)
文章来源:
老卡摇项目
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会议前的准备工作摘要

会议前的准备工作摘要

本文主要探讨如何在会议开始之前进行有效的准备工作,以保证会议的成功。文章首先强调了确定会议必要性的重要性,并列举了几种情况最适合召开会议:

  • 传递信息给多人
  • 共同参与决策
  • 进行工作汇报
  • 进行表扬或批评
  • 分配任务给团队成员

作者接着介绍了会议准备的"5W1H"原则:

  • Why:会议的目的是什么?
  • What:会议讨论的主题是什么?
  • Who:会议参与者有哪些?
  • When:会议时间及时长?
  • Where:会议地点?
  • How:如何保障会议顺利进行?

文章还提供了一个详尽的会议准备清单,包含20个条目,旨在帮助项目经理全面准备会议。同时指出,会议场地的选择和布置不容忽视,常见的会场布局有剧院式、课堂式、鸡尾酒式、宴会式和U形或董事会型布置。

会议通知的发送也是会议准备的重要一环,应该提前并及时发出,并包含会议的关键信息。文章最后指出,尽管有许多常规注意事项,但在国企背景下,会议的实质是要在会前就达成目的,避免会议成为走形式的活动。

本文结尾表示将在下一篇文章中讨论如何在会议过程中提高成功率,并鼓励读者继续关注。

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