如何写好会议纪要

你会写会议纪要吗？

最近的工作状态，可以用会议两字全概括，尤其是居家隔离线上办公，由于没办法face to face沟通，所以需要开各种维度、各种层级、各种主题的沟通会，才能保障信息的流转和畅通。信息通透，及时触达，才能辅助决策，确保各项工作正常运转。

今天就来详细聊聊会议，以及会议纪要。

会议是保障信流转和融合的重要方式，会议纪要，则是保障会议有效的重要输出物。

但由于管理手段和格局认知的关系，很多公司组织了太多无效和低效会议，导致大家都逐渐反感会议和纪要。在这种认知下，开会变成了走过场、熬时间，纪要则变成了流水账，无重点。从行为认知的角度看，这是典型的磨洋工和社会懈怠，甚至是一种勤勉的资源浪费。那么会议和纪要的重要性要怎么体现呢？

如果把信息当做一种真实可以打包的物体，那么信息链就是集装箱，会议场就是让信息充分中转和融合以及分装的码头。当每个个体独有的信息在一个公开的限定范围分享出来时，信息通过有形和无形的方式进行了交互和融合。原始信息经过加工和去伪，不断演变成直接辅助决策的各种信息。同时，由于公开信息的相关内容，在形成讨论素材的同时，也影响着所有未上会信息的后续决策。比如会上已经评审完某规范，下一步计划在xx时间发布，会上的相关人员就会产生一个共性的决策，即会后将相关信息同步给组内需要知悉的成员。

主观信息指的是经过每位与会人员通过吸收、整理和反馈出来的信息，包含一定的客观性，但主要还是经过分析和加工后的结果。融合是指信息不断汇聚的过程，按照一定的规则和逻辑，碎片化会变成系统化，模糊化会变成具象化，过程性会变成结果化。融合的过程既与会议议题设计相关，也与信息类型和重要程度相关、对于轴信息（即中间信息），涉及的依赖项是最多的，其与其他信息的融合概率也是最高的。

根据约哈里窗口，按照“自己知道、自己不知道、他人知道、他人不知道”的结构化排列组合，形成4个窗口：开放之窗、隐蔽之窗、盲点之窗、未知之窗。

开放之窗：指自己知道、他人也知道的信息，一般是公开权限下都可以被访问的信息，或者不受权限设计影响的信息。相关人员知道的信息层级和内容是相同的，以及不容易受到主观判断的干扰。

隐蔽之窗：指自己知道的，但是别人不知道的信息。这类信息一般是由于自己所在行业、职位、工作要求或者专业领域构建的“壁垒”，一般来说可以不分享，只作为决策使用，或者选择性的分享以获得更多的信息。

盲点之窗：指他人知道，但自己不知道的信息。与隐蔽相反，这是我们受到其他信息壁垒而产生的影响。面对这种场景，我们需要找到信息的来源，不同的人掌握什么样的信息，通过构建渠道逐步缩减盲点窗口。

未知之窗：指自己和他人均不知道的信息。这里一般代表对未知领域的探索，需要尽可能的通过已知经验和快速学习的方式，降低对抗不确定性的不利风险，以及提升机会的概率。

通过会议的迭代和交互，信息窗口会产生明确的或者隐性的变更。作为与会人员，我们都应该尽可能地保障未知信息带来的不确定性和不利风险降低到可以接受的范围内。

会议上的决策一般不一定是明确的结论，但会有一个相对清晰的结果。举个栗子，会议上不一定会决定投资哪种产品，但会产生明确的待办事项或者后续计划，这个就是清晰的结果。

会议上更多的主观信息融合，互相共享来龙去脉的过程信息，大家需要辨析-理解-重构-决策，这是相对来说较长的思考链路，不一定会在几十分钟内做出完美的决定。所以，会议的目的是为了明确会议本身的结论，至于事情的决策可能需要进一步获得。

常规的工作场景中，经常出现的会议类型主要有研讨会、宣贯会、通晒会、决策会。

研讨会的目的是针对素材和物料进行充分的讨论，放大开放之窗、打开盲点之窗、缩小隐蔽和未知之窗。需要组会人在会前尽可能的收集和整理所有的物料，以及相关人员的细节态度和倾向，这样才能在与会中尽可能做好引导，保障大家关注的点都能得到呈现。研讨会的结论，一种细节点是否通过，另一个就是关于没有结论的信息进一步的梳理和跟进。

宣贯会一般是针对已有的决策进行下达的过程。通过组织会议，让大家能清晰地了解决策的原因、使用场景、注意事项以及相关的行为要求。比如标准规范的宣贯，机制的发布等。会议会包含一定的答疑环节，但更多的还是信息的通达以及获得承诺（无形中）的过程。

通晒是一种把过程中的结果和数据进行同步的一种方式。因为包含横向拉通和对比的含义，因此自带有软考核的属性。针对同一个指标项，不同部门或者不同组织一定会有不同的结果，所以还需要对偏差进行定义，重点关注特别突出或者特别落后的项点。如果需要，还得对数据进行进一步下探，明确产生的原因，看是否要做改进。

决策会是产生决定的会议。但我们都知道，大事开小会，大的决定往往都是少数人参加。我们常见的决策会一般是以评审会的方式出现，针对某一个具体的申请，在一定的决策规则下，经过答辩和讨论，最终形成单一决定的过程（通过/不通过）。

会议纪要是如实记录会议的输出物，也是还原真实会议场景的文字编码。会议纪要一般是主持人，或者特定人员记录（比如实习生），项目会议一般是项目经理进行记录。按照会议纪要的丰富程度，有原汁原味版、干货版和精简版三种类型。

原汁原味

没错，这类会议纪要就如这个说法一样，原汁原味地呈现真实的会议场景，以发言人逐字稿的形式呈现整个会议所有的信息。这类纪要一般出现在政府相关或者特别重大的会议中，以帮助未参会的人员可以身临其境了解会议的要领。当然了，记录原汁原味的纪要对记录员的要求是非常高的，不仅要能够速记，还得对每位人员的声音和身份有一个深度的了解，这样才能“同声传写”。

虽然这类纪要难度很大，但还是建议大家可以借助录音的方式，适当整理一些原汁原味版本的会议纪要，能快速帮助我们了解研讨的内容、不同人的表达方式和口语习惯，建立起与这个人的直觉关联，并且能快速积累工作场景中的“黑话”，为后续工作会打下很好的基础。

Ps 一个冷知识，一个5小时会议逐字稿的整理大概需要10小时（别问我是怎么知道的）

干货版

干货版指的是记录会议中有价值的结论和内容。可以选择性的总结，或者通过标记原汁原味版本的关键段落后进行提炼。不管是哪种来源，都对记录人员的总结、提炼和抓住关键信息的能力提出了很高的要求。会议中的重点信息，包括但不限于达成共识的结论、关键人的看法、某一事项的进展，以及后续的待办事项。

精简版

精简版是指不记录会议共识，只记录这次会议后续我们需要做哪些事情，及具体的待办列表。这类纪要隐藏了会上讨论的细节，只能同步给会上直接参会的人员，否则会因为细节丢失产生理解gap。

会议纪要需要记录的主要内容，包括但不限于会议信息、会议结论、会议待办、其他关键信息等内容。

会议信息

会议时间、地点、方式、主持人、与会人员、记录人员、主要议题等内容，都需要在纪要中得到体现。一方面能帮助大家“回忆”起会议的场景，另一方面也是帮助需要的人可以追溯到更多项目细节。

共识信息

会上产生的共识结论，即大家都认可并且达成一致理解的，需要在纪要中详细记录。共识一般是颗粒度比较粗额决策，或者代表高层级的意志和态度。

待办信息

待办是会后要完成的工作计划。需要记录清晰事件、输出物、时间要求、质量要求、负责人，并且发出前要跟相关的负责人逐一确认待办，保障其接收和计划可行。

时效性

按照遗忘曲线，到了第7天对于已经参加的会议现场基本已经忘光了，因此一定要在限定的时间内完成整个纪要。重要会议或者半个小时内的会议（尤其评审会议），需要当天内出会议纪要；1个小时的会议可以隔天出纪要；更长的会议或者双周的会议可以本周内出纪要。当然，具体的时间还需要参考组织的要求和会议产出的能力。

以上就是会议和会议纪要相关的内容，非常朴实平淡，因为真实的工作就是这样，平淡，普通，甚至有点枯燥。不积跬步无以至千里，不积小流无以成江海。做好一点一滴，才能收获一寸一尺。

更文：酱

头图：Marster