项目会议怎么开？（二）

本篇文章是关于如何有效地准备项目会议的指南。文章强调，成功的会议准备对于会议的成败起着关键作用，并列举了开会的五种情形：信息传递、共同决策、工作汇报、表扬批评以及任务分配。

会议的必要性与准备的重要性

文章首先探讨了开会的必要性，提出应当避免无谓的会议。接着，文章指出明确会议的目的（Why）、主题（What）、参与人员（Who）、时间（When）、地点（Where）和会议流程（How）是有效准备的关键。这些准备能够节省时间，减少冲突，并保障会议的质量。

会议准备清单与会场布置

文章提供了一个详细的会议准备清单，包括了20项内容，涵盖了会议目的的理解、会议形式、议程安排、时间决定、主持人确定、会场布置等各个方面。会场布置部分介绍了五种常见的会场布局方式，并强调了会场布置对会议成功的影响力。

会议通知的发送

文章还强调了会议通知的重要性，包括了会议通知应包含的六项基本内容，并提醒要提前和及时发送通知以确保与会者能够做好准备。

会议的实质目的

最后，文章指出，尽管会议准备工作很重要，但最好的情况是在会议前就已经达成目的，尤其是在国企环境中，这样的准备更显重要。多人参加的会议更适合汇报和交流而不是决策，而涉及决策的会议应该在会前进行充分沟通和小范围讨论。

文章结尾提到，下一篇将讨论如何在会议过程中提高成功率，鼓励读者继续关注后续内容。