项目会议怎么开？（五）

毋庸置疑，会议主持人的作用无可替代，项目经理作为项目会议中的常设主持人，必须要懂得会议管理中的技巧和原理，会议主持人在会议中，要关注听和说两个方面。

关于听

倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望，全神贯注地理解讲话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程，这是一种管理技巧，其实是可以通过学习和锻炼得到提高。

虽然之前有聊到过，会议过程中经常会有人文不对题，不知道在说什么，但是建议主持人无论如何要尽可能学会倾听别人的故事，进而倾听别人完整的故事，最好能在听完别人完整的故事之后再发言。

首先，只有听完别人完整的故事之后，你才能换一个角度，站在他人的立场上，充分理解他人的处境、他人当时的心情，也才能帮助你做出正确的判断，以免犯下无法弥补的错误。这是倾听的第一步。

其次，倾听时主持人的眼神最好与发言者相互接触，甚至是点头示意，要使发言者有一种被重视、在沟通的感觉。另外如果是发言者对着你说，尤其是老板对着你说的时候，你可能还要发出一些倾听的声音，例如“对对”、“好好”、“哦哦?”“确实”这样的话，你懂得。

此外，主持人多数会站在主席台的位置，身体前倾也是听的有效技巧，这种往前倾的姿势是保证精力充沛的良好方式，同时还可以保证你不走神。

最后不要忘了，听的关键是重复和总结，最终目的当然是要做好相关的会议记录。

关于说

在会议过程中的表达也要遵照73855法则。73855法则是由西方学者亚伯特·马博蓝比提出的，其中7％代表的是文字内容、38％代表的是语音语调，55%代表的是肢体语言。可以看出，在面对面会议中，肢体语言和语音语调比文字内容要有效的多。

除此之外，会议主持人还有以下说话的技巧：

1、展示。即主持人使用73855原则，把自己所要表达的观点展示给大家。

2、探询。参会人员对汇报者或主持人的发言会持有许多不同意见，这时候主持人要用一些经典的探询式问话来了解与会者的意见，例如:“然后呢?”“那现在情况怎么样呢?”“那你到底需要什么样的支持呢?”

3、评论。参会者回答完主持人的探询问话之后，主持人需要接着作出评论，比如“我明白你的意思了”“所以你想表达的问题是…”这样两者的沟通就可以顺畅进行了。

4、建立。评论之后需要采用“建立”的说话技巧。“建立”就像搭积木一样，是指主持人将与会者表达的思想按照层次逐级归纳，从低级到高级，由初级协议至中级协议再到最终达成一致。

“建立”经常使用的问话是“我们讨论完第一个问题了，接着我们再进一步，第二个问题是想表达什么?”“那我们再深一步，你如何看待这个问题的成因呢?”“我们进一步具体怎么解决这个方案呢?"

5、测试理解情况。在会议中总有一些人表示反对意见，对于这些反对意见主持人可能没听明白，或者大家可能没有听明白，这时候就要采用“测试”的问话方式，来测试一下大家的理解情况。

6、总结。在测试完理解情况之后，就需要总结，即把大家的意见集中，例如:“刚才大家讨论的内容，我做下小结，如果有未尽事项，请大家帮忙补充，一、二、三…”。

7、排除与引进。排除是指拒绝某些参会者继续发言，引进指邀请某些与会者发言。具体是指当主持人碰到那些说话容易滔滔不绝，或是说话总是跑题的发言者时，要将其关在门外。

相同的问题，可以问问其他人的观点，把别人带到对话里面来就是所谓的“引进”。排除的是滔滔不绝的人，引进的是沉默不语的人。这是两种很好的说的技巧，这两种技巧通常是连用的。

8、强调会议议程。主持人就会议议程时刻保持提醒和强调的状态，主要的目的是掌控会议时间。一个会议进行到一定时间时，主持人就要根据实际情况说：“这个议程已经超时了，要不我们就谈到这里，后面还有几个议程要谈”。

工欲善其事必先利其器。

我们讲了这么多有关会议如何组织好的事项，其实归根结底，还是要沟通到位，将会议材料和议程在会前同步到位，将会议要传到的信息和意见在会中讨论到位，将会议达成的决议和任务在会后跟进到位。

由于近几年的特殊情况，尤其是涉及到企业外部资源的会议，采用线下的形式召开难度越来越大，大部分企业都将项目的各类会议改成了线上会议，因此，一套高效好用的会议协同平台显得格外重要，这也是驱动企业数字化转型的一项重要的工作之一。

当然了，现在的协同办公软件有很多，琳琅满目的沟通工具、系统应用。但是“把事解决”才是贯穿其中，最根本也是最核心的单元。

会议协同平台，至少要可以具体设置会议名称、背景信息、日期、时间和会议地点。会议创建成功后，要能通过移动端或者PC端给会议相关人发送会议邀请通知和会议开始提醒。

并且相关的会议可以展示在个人事项列表中，方便协作人快速处理。另外这个平台也要可以发布会议纪要，能够随时找到所有已创建的会议事项，帮助做好跟进工作。

有了会议协同平台，可以起到事半功倍的效果，大大提升会议管理效率。

好了，本系列文章的最后一篇，有关会议主持人的技巧和会议协同平台就更新到这里，感谢大家对此系列文章的持续关注，也希望大家能够从文章中获益，使自己成为项目会议的操盘手，成功地完成每一次项目会议。

此系列往期文章：

项目会议怎么开？（一）

项目会议怎么开？（二）

项目会议怎么开？（三）

项目会议怎么开？（四）