浅谈项目管理必备软技能系列（七）--完结篇

259 2023-07-18

6月3日在圈子参加了大咖秀的直播，跟大家分享了项目管理必备的六大软技能，现整理成系列文章，方便进一步学习交流。今天就来详细说说第七篇---沟通，如何提升沟通能力。

01-沟通基础分析

在当初设计课件时，沟通作为第六项技能，其实是有结构上的思考。作为日常工作中最核心的技能，其重要性是不言而喻的，而且基本可以做这样一个推断：凡是工作推进过程中有问题，大概率是由于沟通质量不到位。所以，沟通也是各项软技能中最难提升的，想要提升和优化的前提条件是，前面五项软技能（抗压、量化、自洽、协同、复盘）都要做好，甚至可以说，这五项是沟通的前置内容。可以简单分析一下：

抗压--沟通时必备的心理状态

抗压能力是沟通前必须要具备的，不管是与谁、沟通什么内容，都应该让自己内心平静，且摒弃“尖端思维”，不给自己预设固定的答案，做到“平湖思维”，可以倾听、理解，保持内心平静和理智的思考。

量化--沟通时达成共识的基础

沟通的主要动作是信息输出、接收与信息交换，量化的信息具有可描述、易传递、具象等特点，且能将不同认知水平的人拉齐到统一语境中，方便促成理解、达成共识。

自洽--沟通前的自我检查

自洽的通俗说法就是自圆其说，围绕特定目标，通过预先进行的主动思考，迭代式开展“自问自答”的过程，以保证自己能够实现自圆其说，所有问题都有答案，或者明确所有问题。所以，自洽的过程，就是主动发起的，从各个视角、各个维度，对所需要思考的目标的内容、逻辑、场景……进行推敲，发现问题、解决问题的过程。这个聚焦特定主题的思考过程，是沟通前必须认真完成的功课。

协同---沟通的核心目标

协同的定义是“协调、同步”，即思维上达成共识，且按共识的决定同步开展工作。这正是沟通的最基本目标，将模糊的、不确定性信息通过沟通转化为确定的信息，方便业务协同开展。

复盘---沟通后的自我回顾

复盘是在事后进行的纠偏工作，一方面需要搞清楚原定计划与实际结果之间的偏差，二是基于偏差的核心问题和原因进行经验教训的积累，并在将来规避再次发生（坏的方面）。为了保障沟通质量和效率，在重要沟通后都进行相应的复盘工作，通过微调整，让后续的沟通能更接近预定的目标和状态。

所以，经过分析看来，沟通，是最重要的，也是最难提升的。其他五项技能，由于在本系列之前几篇已经提到过，在沟通篇，我们就从沟通本身出发，聊聊如何才能提升沟通质量，提升效率。

02-无效沟通的场景

在来分析有效沟通之前，我们先来看看，“无效沟通”经常发生的场景。

场景1：过度回应

这应该是比较常见的一个特点，通常发生在二人对话中，听众一方在接收信息过程中通常会过多、超频。快速回应，常用口头语“嗯嗯嗯”“对对对”“是是是”。根据我个人的观察，一般如此回应更多是因为一种语言习惯问题，或者听众自我表达的对于演讲者的回应，表示自己在听。但是这样做的坏处在于，一是回应过于频繁，减少了信息交替的间隙时间，变相降低了大脑的思考时间；二是一旦发出了“对对对”的信号，会让大脑“误以为”自己已经全部懂了，缺失了提问和详细讨论的机会。

场景2：无共识、无推进、无记录

一般来说，沟通的目的就是达成共识。但如果沟通的过程过于发散，看似欢乐，聊得热闹，最终将什么都剩不下，望着别人离开的背影，只能感受到一阵空虚和落寞。焦点不对等，信息不同步，这样的沟通相当于各讲各的，没有在同一频道上进行信息交换，自然无法做出共同推进的决策。

场景3：良好表达受限

好的沟通应该能让人感受到身心愉悦，或者不至于因此产生额外的压力，所以要积极营造一个良好的沟通氛围。然而影响沟通的因素确让人防不胜防：不得体的衣着、肢体语言，不受控制的面部表情、一些无法自控的习惯（比如经常咂嘴），或者回避的目光、一直重复的语言（然后，然后，然后）等，都将影响沟通质量。

03-沟通信息三要素

沟通的本质是信息输入、输出以及信息交换，所以想要获得良好沟通，需要把握沟通时这三项信息。

态度信息

沟通中的双方一般是基于不同的立场，需要在沟通前予以甄别分析，帮助我们选取不同的方式让双发达成共识。态度是一种倾向性，基于不同态度的沟通对象可以采取不同的沟通策略。态度信息分为两方面，一是位置态度，在这个岗位/角色/组织内的基本态度是如何，这一点在跨职能部门沟通时尤其要注意；二是个人态度，这取决于沟通的对象的性格、职场标签和工作作风。掌握态度信息，是沟通中关键的一步。

情绪信息

沟通对象的情绪，也是沟通时需要解读的信息。相较于偏向客观的态度信息，情绪更多是解读沟通对象的主观选择偏好，除了解读情绪信息外，还需要解读是什么影响了当前的情绪，并找到影响因子。

数据信息

数据信息才是沟通中最主要的“素材”，也就是需要去解读、传递和交换的。想要获取完备的数据信息需要找好预案，不断自洽、良好、复盘，让自己输出和交换的数据尽可能充分、扼要、明确。

04-沟通的目标组成

良好沟通应该包含以下方面：

1.彼此明确

虽然沟通一般是一方主动发起、促成的交互活动，但好的沟通应该让信息充分在彼此间沟通。对于需要沟通的内容，背景、动机、目标等应该在在范围内极可能多的被传达，同时，双方无沟通误差，或者尽可能将误差保持在可接受的范围内。尤其在需求相关的活动中，一定不能出现超过范围的误差。比如客户需要盖一个烟囱，结果理解错了挖了一口井，这就太过分了。

2.达成一致

我们经常说达成共识，达成一致。但是真正的达成一致必须包含两方面，一是显性一致，即共同完成目标、共同享受成果、共同背锅等。但更多的我们也应关注“隐性一致”，即态度信息、情绪信息总体是保持一致的，也就是“同甘苦、共进退”的凝聚力。

3.氛围可控

好的沟通不应该让人觉得压抑和拘束，只有内心觉得安全、自由，沟通双方才更愿意知无不言、坦诚相待。因此尽可能营造一个好的沟通氛围非常重要，沟通要规避指责、找茬和甩锅的种种行为，也不针对别人，更要尊重表达的权利，并鼓励讲真话的行为。

05-良好沟通的步骤

良好的沟通，要求在沟通前、沟通开始、沟通中、沟通后均需要做大量且细致的工作。

沟通前：充分准备

沟通前，沟通发起人要对沟通的素材进行充分推敲和准备，尽可能回答如下问题：

①要沟通什么，为什么要沟通；

②要跟谁沟通，什么时间、地点，为什么是这个人；

③沟通要达成什么目标，达成了我需要做什么；

④如果没有达成，原因是什么，需要做什么；