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项目管理实践常见困境(一)

334 2023-09-26

今天将开启一个新的系列。这个系列基于大家工作中时常会面临的问题、困境,期望从不同视角提示思考问题的方向。
其中描述的“场景”和“问题”均来源于大家平时讨论的话题;“反馈”则来源于个人参与讨论时的输出,可能会在整理时根据其它人的反馈内容稍作调整精进,以期能够提示到更多的视角来看待相应的场景和问题。在此也感谢亦师亦友的伙伴们的支持。

本期话题:
  1. 在项目初期和早期计划阶段,都有哪些方法可以降低项目的模糊性?
  2. 我们都有哪些方法来定义项目成功的目标和标准?
  3. 我们都有哪些方法来明确项目的角色定位和责任分配?



01

在项目初期和早期计划阶段,

都有哪些方法可以降低项目的模糊性?


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项目场景:

项目都存在一定的模糊性,尤其是在项目初期和早期计划阶段。在项目启动过程中,有效和有力的集中业务需求、目标、角色职责等是很重要的。

问题:

在项目初期和早期计划阶段,都有哪些方法可以降低项目的模糊性?

反馈:

分类是一种基础且很好用的方法。分类的思路可以很多,比如:

1、人的视角:各方的角色是什么?以便我们站在谁的立场上思考问题或找谁问问题。

2、事儿的视角:描述出来的“需求”到底是产出or能力or成果or收益or目标?

说到底都是分类,有时拆细了,找到合适的人,是否是问题、是否能解决和如何解决,可能就容易判断了。




02
我们都有哪些方法
来定义项目成功的目标和标准?

项目场景:

我们随时能看到和听到项目失败率高的报道,被确定为导致项目失败的一个很重要的因素是没有明确项目成功的标准。

问题:

我们都有哪些方法来定义项目成功的目标和标准?

反馈:

首先先看项目的环境是偏运营还是偏创变的。

如果是以项目形式的业务运营,那可能直接交付的就是产出并直接获得收益。
如果是创变的环境,可能还要分层来看,不同层的成功和目标可能不尽相同。各层在组织的大目标下参考自己的角色和要交付的东西来定义这层的成功和目标,并上下和横向达成共识。
比如交付层的项目可能需要交付的就是产出;而指导层或项目群层或一些职能部门的项目,可能需要交付的是组织的某个能力……
那么各自层的项目,可能就要面向对更上层或组织带来的预期收益来定义成功。然后参考这个收益的实现路径定立子目标和标准,渐进明晰。
03
我们都有哪些方法
来明确项目的角色定位和责任分配?

项目场景:
项目在开始的早期模糊度很高,也造成了一个大家都共识的事实,未知的信息量大于已知的信息量。因此在项目早期,建立一个明确的目标是首要任务。
早期建立清晰的目标有一个很重要的方面:搞清楚:谁需要参与项目、他们将负责什么、他们将怎样参与。但是,项目都会有一个难题:“事难做,人更难搞”。
问题:
我们都有哪些方法来明确项目的角色定位和责任分配?
反馈:
又是一个不小的问题。
想到两点:
1、选择合适的项目组织形式;
2、项目角色的任命和明确的授权。
看起来像是两个步骤,但实际中时常因为惯性会被忽略,或者并没有做到位。

关于1、
项目组织的视角来看。
每个人的立场和项目分配的角色可能是冲突的,如果有机会从项目组织建立的角度进行调整,或许能一定程度上缓解这个问题。
这里需要一个软技能“共情”,共情是了解不同角色下个人立场变化的基础。进而找对了合适的人去做事儿,最大程度上避免内在的阻力。
如果非常敏感,这里甚至要做项目对这些关键角色成员的预期收益分析。
(随着目标的明晰,逐步的共识,组织中各角色的立场可能也会发生变化,是否有一个合适的项目组织机制辅助相互制约,预期通过后续小的短收益帮助达成更多的共识,是个可行的思路。)
项目复杂度分析(偏重)也对项目组织形式的选择有帮助。
如果是偏事儿的维度的难度,可优先考虑交付型/专业型的项目组织形式,更适合面向有实体交付物的项目。
如果是偏人的维度的难度,首先考虑拉动共识和参与,初期建立有制约机制的组织也许是一种好的选择,也有助于后续始终保持参与。

关于2、
项目角色的任命大家都会去做,根据不同的项目组织形式/架构,对应的角色定位和责任分配就基本有参考了。在这里常需要关注的是明确的授权,这也需要考虑(或者说有助于)对计划与控制、质量与保证、风险与问题的分层分级处理。

后记:
这个系列目前计划以个人的梳理为主。欢迎关注,期待交流,扩充视角,不断精进。
    
原文链接: http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=Mzk0NzUzNDg2Mg==&mid=2247483696&idx=1&sn=5e73bf6de866008a163e7788984b8000&chksm=c3742c51f403a547c070367caf1a658d0418e048d463cd67ed314e66105ad52af77f4b492da9#rd