时间管理的真谛

267 2023-08-24

思维正确 PM 。（自洽

2月26日晚，在光环PM圈子直播下分享了时间管理主题的内容，播出后有近百人加微信，两个微信群也一直在讨论时间管理有关的内容。作为一个圈子的小透明，再次感谢圈子提供的平台，感谢各位小伙伴的喜欢，更加感谢各位“花式催更”。关注这个话题的人越多，就证明越多的人正在受到时间带来的困扰。今天就把分享的内容总结成文章，给大家做一点参考。

想搞清楚时间管理的真谛，需要抽丝剥茧、渐进明细的思考，需要搞清楚痛点、定义、原理还有具体的工具。

透彻分析-“时间不够是会呼吸的痛”

很多项目经理，尤其负责驻场交付的PM，大都经历过时间不够的痛。白天主要的时间都花在了沟通，开会、发布任务、质量检查、答疑解惑或者被客户强制支配，所以不得不在夜晚总结复盘，写文档、发邮件，日复一日，周而复始。久而久之，原本“正常”的生活和作息被工作强行改变，精力和耐心被严重消耗，主观能动性下降，无效工作时间越来越长，不知不觉陷入被动救火的恶性循环。就这样，原本可以好好休息、自由支配的时间，就这样被工作“浪费”了。

表1：痛点、精力、态度的对应关系

显然，痛点之所以“痛”，是因为以下几个原因：①心理作用，没有多余的精力和心情去处理积累的问题，主观逃避；②思维窄化，原本的思维方式默认了问题和结局，不会再进一步思考；③没有目标，可做可不做的情况下一般不会选择去做。几番下来，旧的问题越来越多，未来的问题没有得到合理的规避，因此痛点越来越明显。因此，我们应该通过有意识的时间管理，形成一个让有效的时间更高效、合理的利用，通过激发主观能动性来提升解决问题的效率，并获得好的感受的正向循环。时间管理的研究至少包含两方面内容，一是，在时间不充足的时候，让价值最大化、体验最好的一门艺术。二是，时间管理，其本质也是是对思维方式的锻炼。

初步研究-基础款和升级款

基础款：耳熟能详的时间管理四象限。相信很多PM已经在用此作为工具指导日常工作，然而作为“基础款”，它的局限性却非常明显。第一，“重要”和“紧急”的判断方式过于主观，单凭PM的个人视角，可能会导致决策失误；二是对于已经判断为第一维度的工作，可能会引发个人的主观抵触，明确知道应该要去做，但不代表会真的“愿意”去做，状态和心情也会影响到效率。

图1-2：时间管理四象限

升级款：时间管理三空间。在原有四象限基础上，新增自驱力维度，形成“三高空间”，即高价值（重要性）、高回报（紧迫感）、高效率（自驱力），综合进行时间管理的筛选，以考虑有限的时间到底应如何优先运用。

值得强调的是，个人兴趣，在工作中也是不容忽视的生产力。因此一个好的PM，应不断在工作中总结、沉淀，正向洗脑，逐渐培养兴趣，再通过兴趣逐步催化效率。

图3：时间管理三空间图

（1）高价值：事物的价值具有客观、主观双重特质，可以从“显性、隐性、增加、减少”四个维度进行充分挖掘。

（2）高回报：越紧迫的事情，越不能马上去做，更需要冷静分析一下当前的情况，做好充分的调研，搞清楚到底“谁”在紧迫，“谁”在“被迫”，以及给出明确的理由。

（3）高效率：效率，从来没有千篇一律的标准。在与项目的斗智斗勇中，每个PM应找到自己独特的“最佳实践”。

具体的工作分解、价值挖掘过程可参考19年11月的大咖秀《项目经理如何做好年终总结》。

表2：“三高”分解辨析表

思维步骤-正确的事情、正确的时间、正确的感受

1.正确的事情（价值驱动）

在堆积如山的工作中，需要通过层层分析、筛选、放弃，最后沉淀出“三高”---即真的适合、应该、不得不做的工作。

（1）目标：明确到底需要做什么。是否必须要做？是否可以不做？是否可以做其他的内容？目标是否可量化？这些问题都需要透彻思考。

（2）理由：明确具体的理由。为什么必须这样做，给出能够说服自己（或其他干系人）的理由。

（3）路径：明确具体怎么做。初步评估，在必须要做的情况下，都有哪些实现路径，是否可以选择或调动其他资源。

2.正确的时间（效率驱动）

在“花费正确时间”的处理意见上，并非表面上的时间花费越少越合理，而是应该通过“性价比”的方式进行判定。另外，尽管项目的思维方式是渐进明细，不要求一次做对，但也尽量优化每个任务单元，减少不必要的浪费。

提升效率可以从工具、系统。思维方式三个途径入手。

（1） 工具：通过分析场景，选择合适的工具，使用工具来处理问题。比如用WBS、甘特图完成汇报，可以大大提升汇报效率。

（2）系统：从系统的视角分析问题、解决问题、预见问题。在复杂系统内，所产生的的问题一般并非“单点”问题，应结合系统内其他角色和资源，给出更全面的解决方案，甚至还会产生不知不觉规避了其他问题的彩蛋。PMBOK中非常经典的一句话，PM的职责之一是平衡所有相关干系人的期望，也是强调系统环境的重要性。

（3） 思维：思维的局限性也会影响对时间的理解和运用。通过结构化思维方式，打破壁垒和原有的窄化方式，激发主观能动性，找出更适合自己的效率运行方式。

关于结构化思维的内容，可以参考19年12月在光环项目经理实战训练营中分享过的《浅谈结构化思维》，感兴趣的同学可以与我联系。

图3：“正确的时间”分解

3.正确的感受（兴趣驱动）

“工作使我快乐”也许不是一个谎言。好的思维方式、思考路径和效果反馈会直接提升一个人的主观能动性和心里的即时感受。因此，在建立正确的感受的过程，PM也应不遗余力，多投入一些精力，让自己能够更“愿意”。

（1）关注即时反馈。每完成一个短平快的小任务，给自己明确的心理暗示和即时奖励，比如“打卡” 买心仪的小物件等提升继续的动力；

（2）关注延迟满足。在面对长期、阶段性、相对复杂的工作，设计长远目标鼓励自己持续投入；比如获得证书、获得行业分享机会、与大咖共同工作等。

（3）立刻行动。对于已经明确需要决定的事情，立马去做，do it now！

（4）渐进明细。将艰巨、复杂的、难以完成的任务逐步分解细化，形成适宜接受的颗粒度，将模糊的任务逐步清晰，思路和逻辑也会逐步明确。

总结-十全自洽图

正确的事情（目标、理由、路径）、正确的时间（工具、系统、思维）、正确的感受（即时反馈、延迟满足、立刻行动、渐进明细）组成了时间管理的“十全自洽”图。

“十全”是在时间管理中全面考虑的是个维度，但并非非此不可，每个PM应有自己独特的理解、运用或创新，即“自洽及合理”。

图4：时间管理“十全自洽”图

具体步骤参考如下：

表3：十全自洽步骤参考

最后，希望每个PM都能实事求、识别核心、十全自洽、石烂海枯地做好时间管理，做一个能处理好自己的时间，更加了解自己，做好工作也能平衡生活成功的PM。

原文链接： http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=Mzg2MjExNTc4MQ==&mid=2247483691&idx=1&sn=0d8163442524215221ca9c313234f31e&chksm=ce0d8381f97a0a973823922b032286b72a3cbba1840083908ff8c7de2ccc07c9272bae74c600#rd