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质量管理系列:(一)质量目标、质量原则及质量生命周期

498 2023-08-23

项目质量是成功交付的核心内容,几乎没有之一。也不难理解,只有交付质量合格,客户才会按照合同约定买单。在项目交付的核心要素中,需求、进度、风险似乎都可以“量化”,能用尽可能用具象的方式来表述并传递给项目各相关方,保持大家理解一致。然而质量并不能如此,所以质量管理的难度就相对比较大:看不见、摸不着、更加不知道怎么保证了。

01.

质量管控难点分析


质量难以管理大致有以下几方面原因:

01.

质量范围难以明确


项目的质量涵盖范围比较广,但又很难真正区分质量边界。如果按照WBS的划分来模块化管控质量,能预想到的结果也只是模块质量(分部质量)符合,但总体(合体)质量并不一定符合要求。

02.

质量目标难以量化


关于质量目标,如果按照合同中的约定来分析,项目的质量目标几乎没有可以值得参考的量化部分。除了代码bug比例限制(然而代码bug数量并不影响交付结果,只是过程指标),其他的内容几乎全部指向“质量达到客户要求,通过初步验收、竣工验收”,然而如何达到要求、如何通过验收却没有一个衡量标准。

03.

质量评价依赖主观判断


项目交付最终依赖的判断指标是客户满意度,然而客户满意度又与交付过程专业性、充分的沟通、完备的文档还有周到的服务息息相关。因此,最终评价项目质量过程时,客户通常按照满意度来进行评价,且满意度经常具有主观性。

04.

质量成本与质量目标的线性关系


质量工作本身不属于项目交付“本职”工作,为了保证交付以及客户满意度,项目组一般会花费额外的费用开展质量工作,比如第三方代码审查,专门的质量经理、必要的评审会等,这部分费用一般会在预算中单独体现。通常来说,追求的“质量”越好,项目中需要花费的成本越高,这显然不符合项目管理的综合目标。

02.

质量目标的两个基本原则


要做好项目质量管理,关于质量目标,应该树立两个正确的质量观。

01.

关注相对质量,忽视绝对质量


绝对质量是不考虑“现实约束”,如成本、进度、交付要求,只从交付物本身的质量(如软件质量)出发,精益求精,不断打磨,直到磨练出真正的精品。这从交付物本身可能是一个好事,但并不符合项目管理的综合目标,在现实中也很难实现。所以第一个质量原则,即相对质量,是在符合综合约束下达到的质量状态,是相对的,是受到现实制约的。

02.

密切关注合规性,辩证对待“合理性”


这里的“合理性”更多的是从过去的专业经验和最佳实践出发,总觉得“应该”达到的效果或者指标,忽略了用户的业务特殊性和一些主观诉求。在项目质量管理中,除了项目交付团队外,其他各相关方代表也应主动参与到项目质量管理中来,充分发挥主观能动性,表达出对质量的诉求,再通过合规性统一引导,达成项目最终交付。

03.

质量管理的生命周期


在实际项目管理中,质量工作的开展是动态、持续的,是围绕项目管理生命周期不断更新变化的,因此质量管理也有其自身的周期。在质量管理的生命周期中,其各阶段的工作分解主要包含质量需求引入、质量目标分解、质量资源识别、质量计划制定、质量工作实施、应急回退预案、质量工作复盘等7个方面。


01质量需求引入

在项目开始之初,除了了解项目需求,项目组要对质量工作需求进行大量调研,了解各关键相关方的质量需求。可以从以下维度入手:



1. 客观需求:项目本身需要达到的结果、解决的问题以及履行的手续、遵循的制约(时间、成本、其他资源)。

2.主观需求:项目上对质量有话语权的重要相关方(如客户、用户)能接受的质量预期,以及出现质量风险的接受程度等。



02质量目标分解


虽然质量目标难以量化,但可以从项目整体的交付目标出发,即质量目标是交付目标的分解之一,整体遵循交付目标的原则,也要符合交付资源的可用范围。质量目标可以从如下维度设计:



1. 项目进度符合预期范围:项目质量开展要以现实为限制,不能过分追求“质量”而忽略进度,良好的进度也应是质量工作考察内容之一。

2. 项目交付物符合客户期望:项目交付物要能满足客户需求,切实还原招投标/签订合同的相关场景,帮助客户/用户解决实际的业务问题。

3. 项目交付符合规范:项目交付过程不管是技术还管理,以及各种文件手续,必须要齐全,符合规范。

4. 项目质量管理符合成本规划:项目质量工作开展要在已有资源基础上,不能超越成本限制,尽量避免资源浪费。

5. 健康的客户满意度:客户满意度也是质量目标之一,虽然我们期待客户满意度超出预期,但在设计目标时应尽量将满意度指标控制在合理范围内。即让客户的满意符合“健康”状态,既不是不满意,也不是过分依赖或者主观期待太高,应该保持在一个合作愉快且下次还能继续保持的状态。




03质量资源识别

明确质量目标后,项目经理要在项目涉及的所有事业环境因素和组织过程资产内进行质量资源识别,除了直接质量资源(质量成本外),其他的质量资源也应尽可能多的复用,为达成项目质量目标进行助力。



1. 项目预算中的质量成本:这部分要求项目经理在立项之初就有非常好的经验,能够大致估算出项目质量具体的花费,可以参考以往项目的历史数据进行制定。同时,对于重要程度比较高的项目,还应注意预留项目涉及评审会或者项目组培训、学习的费用,这也是质量保证的经费内容之一。

2. 项目涉及的所有相关方:由于项目目标的侧重点在于“合规性”,所有有质量评价的相关方都要进行识别。如项目监理,可以为交付提供一整套合规手续;如用户,可以检查项目交付物是否可用/好用;如项目团队成员,可以检查项目交付物本身(如代码)的规范和质量。此外,其他相关方,如设计等,会对项目的顶层设计和架构中有关于要求的解读,也是质量工作开展的重要参考。

3. 项目累计的组织过程资产:项目交付工作开展中,所有的质量决策和评价结果需要依靠详细的过程信息作为支持,一方面是为了能给出合理的质量评价结果,另一方面是方便在面临质量问题时可以追溯,快速定位到问题点并深挖到根源。全面的过程资产是质量管理的重要保障。

04质量计划制定


在完成资源识别后,应该制定一个相对比较全面的质量管理计划,目的是保障大家在质量层面理解一致,能够发挥出主观能动性管控质量工作。



1. 整体质量工作分解:质量工作可以包含交付物质量(文档和交付物本身)、管理质量(手续合规)、客户满意度三方面,针对各部分内容,要结合WBS进行整体分解;同时,为保证最终交付符合,还应对项目团队成员的项目交付工作提出质量要求,比如要定期进行工作复盘,项目的周报/月报尽可能突出工作重点,方案质量提升等。

2. 各项工作分解有明确的质量要求:结合项目WBS以及质量目标,为各项分解工作提出质量要求,包含时间、人员、交付物、交付物检查点以及其他需要特别强调的事项。必要时,还应将质量模块作为专题补充到原有的WBS中。

3. 质量计划应定期进行检查:以质量负责人牵头,结合质量计划中提出的任务目标,按照时间要求定期开展项目质量检查工作,确保计划能够按要求实施,质量工作做到实处。




05质量工作实施

项目经理应协同客户需求,建立质量专属小组,负责开展质量管理工作,充分发挥起各相关方能动性,发挥出各个角色应有的作用和价值。一方面,能保障客户有参与感,更了解项目过程的细节,方便其更好提出需求并进行验证;另一方面,客户及用户具备质量管理的权利,更容易提出真实的想法和建议,促成项目符合预期。质量小组成员可以参考如下:



1. 客户方、项目方领导:不管是甲方还是乙方,项目一般由双方领导“冠名”,牵头开展工作。质量工作也应尽可能拉一些“背书”,方便对大家提出工作要求,也能更好调动资源。

2. 专门的质量负责人:项目中应设立质量经理,专门牵头开展质量工作,如质量计划、问题反馈、过程改进等。如无此角色,可根据项目实际情况,设计虚拟职位,让合适的人员进行兼任。

3. 客户、用户代表:客户、用户代表主要从需求和交付物可用的角度发生,提出质量要求和建议。

4. 其他相关部门代表:质量生命周期的各阶段、各个环节,识别主要相关方,可以分阶段参与质量保证工作,如分包方、供货方代表等。

06应急回退预案


针对项目中涉及的重大实施工作(如设备割接、系统上线)均应做好应急回退工作,并设立专门的小组保障工作顺利完成。



1. 专业的回退方案:结合内外部资源,设计更为专业的回退方案,保障回退真实有效,并采取综合、组合的回退方案。

2. 设立应急小组:为保障重大工作顺利推进,应设立应急小组,处理可能发生的风险应对。

3. 全面的风险识别:应尽可能全面的识别风险,并将风险意识宣贯给所有重要相关方。




07质量工作复盘

质量工作的开展并非一蹴而就,很多工作都是渐进明细,需要动态识别环境的变化,结合当前的真实情况,不断开展质量工作。同时,还应定期回顾质量工作,找出好的经验为以后复用,找出不好的(低效、冗余的),并找出替代方案,为下一周期的质量工作进行赋能。


总结

1. 质量工作的开展是动态的、持续的并非一蹴而就,需要项目经理非常有耐心,以专业的视角和眼光逐步细化、落地。

2. 设立质量目标要遵循两个原则,一是关注相对质量,忽视绝对质量;二是密切关注合规性,辩证对待“合理性”。

3. 质量工作开展需要围绕项目生命周期,建立质量管理的生命周期,并由专门人员牵头负责落实。

质量之路漫漫,需你我共同努力。

原文链接: http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=Mzg2MjExNTc4MQ==&mid=2247484226&idx=1&sn=61ea8e26f8d6fec5ba87004e899a4832&chksm=ce0d81e8f97a08fed0ff9b80acfa3a8803d6771b0934abddad8bf7b8f3a1c2997fb77b493f06#rd