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如何进行述职汇报

502 2023-08-23

这几天刚好帮朋友看了述职汇报材料,沟通过程中有些感悟,通过文章的方式记录下来。

述职是每个职业生涯中都会遇到的事情,就像学生时代的考试,是阶段性对工作的集中检验。虽然说考试成绩的高低在于平时的积累,而非临阵磨枪,但但从准备述职这件事本身来说,仍然可以有相应的方法。琢磨明白了,其实述职也能轻松自洽。

再插播一条,方式方法真的太重要了,平时一定要善于观察,多总结提炼,找出自己用的好的方法,总结提炼成步骤,再复用到其他场景,通过不断复制、迭代自己的成功,然后慢慢走向卓越。

01 述职类型

述职一般分为几种类型。

第一种是日常工作的述职,一般有月度、季度、半年度、年度的述职,是公司对员工一种常规考核,这种考核结果一般不会对职级和岗位有太多的影响,只是考察员工的阶段性工作状态。

第二种是升职述职,这类述职有明确的目标,通过述职过程(以及平时的综合表现)确定是否能够完成职级或岗位的晋升,晋升的等级越高,考评会越严格,且会设置专业评委进行打分或表决。

第三种是竞聘述职,这类述职的目的是通过述职演讲竞选出适合的领导者,这种规格以及规则都会更加严格。

第四种是转正述职,这类述职一般发生在入职后3-6个月,在试用期结束前准备答辩材料,通过评委的考核完成从试用到转正过程,这类述职的严格程度因岗位要求而变化。

今天主要聊一下转正述职的一些方法,但很多底层逻辑也适用于其他情况的述职,可以举一反三。

02 述职目标

 述职(尤其转正)的考核标准不是绝对的,而是相对的,是岗位的期望与实际匹配度的一种考核。从公司和评委的角度出发,需要通过平时的观察和述职的表现,来判定员工与岗位期望的匹配度。那么从员工角度而言,述职目标则转变为:

①通过述职去论证,自身的能力、工作边界与组织目标是相一致的,自己的工作确实为岗位、部门甚至公司创造了价值。

②面对预期目标的差值,可以通过学习和持续沉淀弥补,自身的潜力也值得被期待

③自己与团队配合融洽,符合企业文化与组织的协同氛围。

通过对目标的分析,可以发现侧重点:匹配,因此整个述职材料需要围绕目标出发,这样才能环环相扣,聚焦主旨。


03 述职材料

紧贴目标,述职材料包含4个部分。岗位认知、工作成果、不足总结、规划展望。

岗位认知:本身需要我来是做什么的、为什么做这些、我做了什么---为了论证符合岗位目标。

工作成果:为了达成岗位的需求目标,我贡献了哪些价值、收获了哪些技能---为了论证符合岗位目标。

不足总结:为了达成岗位需求目标,但由于客观因素限制(时间短、业务理解吸收慢等)当前还没达到的技能---为了论证符合岗位目标。

规划展望:为了在当前岗位做的更好,更符合岗位目标我还需要做什么---为了论证符合岗位目标。

所以,述职的关键目标只有一个,不断给各位评委洗脑:选择我,是你们非常正确的选择。

04 详细分解

① 岗位认知:描述岗位本身的隐性与线性需求,同时结合部门及岗位目标的阐述,给评委定一个基础的锚(其实这一点不算策略,岗位本身的切入点应该是从这个角度)。工作认知包含环境认知、业务认知、价值认知三方面:

>环境认知:阐述新岗位的工作环境理解,包含对公司、部门、组织、岗位的各类理解。

>业务认知:阐述公司、部门、组织涉及的各类业务重点描述岗位涉及的业务内容,同时关联到自身工作岗位,为岗位的存在找到背书。

>价值认知:剖析组织目标、岗位目标,同时描述岗位能够贡献的工作价值,为岗位的存在感找到价值需求的背书。

② 工作成果:工作成果是围绕岗位需求和部门目标的基础上,具体实际产生哪些工作,与岗位的需求一一对应。工作成果分为两方面:

>工作输出:如果是项目经理岗位,可以拆解为项目管理、团队管理、部门运营等方面。在描述工作内容的同时,一定要注意价值的提炼,最好跟OKR KPI结合,将数字量化,并给出价值的含义(与部门目标、业绩等相结合)。

>个人成长:可以从业务理解、体系规范、流程制度等方面提炼自身的收获。


③ 不足总结:此处的不足总结,并非是故意“放大”自身的“主观缺点”来表现诚意,而是客观分析出当前不足,为未来规划做好铺垫。工作讲究扬长避短,所以需要分析由于时间、对组织及业务理解不深、流程体系的一个重新吸收与沉淀过程带来的客观阻碍。

>业务理解:当前还需要再深入理解的一些业务类型、模式、运作过程。

>专业知识:新接触的业务中沉淀了哪些专业知识需要进一波摸索的,如IT相关、财务相关、组织管理相关等。

>流程工具:新接触的业务中包含哪些流程、机制、工具需要进一步细化的。

④ 规划展望:面对工作目标及总结的不足,可以深耕的一些内容,形成里程碑计划。

>工作规划:基于工作目标的延伸,结合时间节点给出短期、长期的计划。工作规划紧贴个人目标及部门目标,要充分贴合部门的价值。

>未来展望:结合工作目标。需要列举出需要提升的能力计划,从业务理解、专业知识及流程工具相关视角出发。

05 答辩要点

菜已备齐,怎么下锅翻炒也是非常讲究的地方。由于篇幅原因,简单总结一下整个答辩过程的宜(发挥)忌(规避)。

宜:

①  应选用一个适合的PPT模板(简洁、突出重点、有留白),或者选用公司规定的PPT模板,配色上也应尽量贴近,不要截然相反。熟悉的配色会给人熟悉的感觉,增进理解。

② 在材料表达上,应尽量选择图、表的方式作为数据类型的支撑论据,方便理解;同时,给出论据的部分一定附上结论,即数据(你的付出)与目标(价值)之间的强绑定。

③ 在口头表达上,要尽量多讲“为什么”,给自己的付出找到场景和依据,不断强化这一意识,既能表现专业性,也能讲清楚整件事。

④ 可以先通过一些渠道对评委阵容有一定的了解,并对其期望进行管理。如果存在某些话语权非常重要的评委,也可以事先了解他的思维模式(很简单,看他的输出物就行了)。

⑤ 可以通过模拟答辩的方式,选交好的朋友或同事充当专家,在训练中找到问题,不断自洽。

 那么,接着说说忌:

① 不管是书面还是口语,切记不要太“满”,好的叙述方式一定要有足够的留白,给自己和评委充分思考的空间。尤其在语言表达上,要有气口、停顿、重音,引导各位评委的思绪,获得一致理解。

② 在演讲时,时刻站在用户角度出发,重点去讲评委可能关注的内容,而非浓墨重彩的描述细节。演讲时间宝贵,做好模块之间的权重设计和时间分配。

③ 最好不要先私下与评审专家来往过密(直属导师除外),不要试图通过拉关系的方式蒙混过关,实力才是关键。

④ 在答辩时如果遇到正面的反对或者挑战,千万不要着急去解释,应先倾听专家描述的细节,再获得开口机会时,应先肯定专家的意见,再捎带表明自己的观念,过度要流畅,给专家和自己都留有余地,建设愉悦的答辩氛围。

以上就是关于述职的内容~预祝各位述职顺利,笔芯~

原文链接: http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=Mzg2MjExNTc4MQ==&mid=2247484373&idx=1&sn=3c6c88ece8ba99fe24e5851cc6fce840&chksm=ce0d817ff97a08690af8cd32d195cb0f2f82d984dc9721fc3e4c503df482c3a04b511a327da3#rd