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回顾会议中妙用“引导工具”：解决冷场、独角戏和背锅侠！

382 2023-07-22

会议团队小组工具回顾

本文来自酷家乐PMO内部教练阿芙在Coach几何中间件团队过程中的实践分享

背景

迭代回顾会议是Scrum框架5个活动中的最后一个会议，也是促使团队持续改进最重要的一环，每当一个迭代结束的时候整个团队会聚在一起，回顾团队在流程、协作、产品交付等各个维度做的如何，以便帮助团队识别需要继续保持的良好习惯，也可以发现迭代中值得改进的事项找到解决方案并落地改进；

Scrum Guid 2017.11的版本中提到，Sprint 回顾会议的目的在于：

检视前一个 Sprint 中关于人、关系、过程和工具的情况如何；
找出并加以排序做得好的和潜在需要改进的主要方面；
制定改进 Scrum 团队工作方式的计划。

一般会议议程会围绕如下三个问题展开 :

我们有哪些做的好的？
我们还有哪些可以改进的？
针对改进项我们的行动计划是什么？

看起来回顾会议的议程就是问三个很简单的问题，但是回顾会议通常容易陷入下面这些情况：

第一种：冷场，会议时间开始了，主持人（通常是SM）先简单回顾一下整个迭代的产出情况，之后就会问出第一个问题：我们这个迭代有哪些做的还不错的吗？往往换来的就会是“最怕空气突然安静，最怕主持人突然的关心”，毫无回应...
第二种：独角戏，我们会发现某些带着强烈使命和主张来的同学，他期望通过回顾会议达到一些目的，通常这个时候就会变成一场独角戏，只有一个人一直在表达，其他人很难参与和共情...
第三种：背锅侠，有这么一位同学，当前迭代出现一个高P bug或者闯了祸，可想而知他走进会议室的时候就已经成为了一名背锅侠，带着他的锅和忐忑的心情一起走进会议室，迎接未知的到来...

基于回顾会议这么重要，但是又比较难开，我们有什么好办法呢 ?

正好最近和公司的几何中间件团队一起用引导工具进行了一场回顾会议，会议结束后，团队成员都表示感受到了意义和价值，挖掘到一些平时没意识到的改进项，团队MGR说看到了大家对于团队热爱和团魂，被大家感动！听起来是一次不错的回顾会议，没有冷场、没有独角戏、没有背锅侠，那么接下来我们就看看，用引导工具来做的回顾会议是怎么的呢？

首先，就讲到为什么会做一次引导工作坊型的回顾会议呢？是因为笔者目前接手了一个新coach的团队，团队运转相对成熟且有敏捷的基因在，但平时不太会定点举行回顾会议，通常会在遇到发生了某个具体的事件才会做；随着团队越来越壮大不断有新的团队成员加入，对团队的历史、和回顾会议本身的意义不是那么了解；所以我就设计了一场比较重的回顾会议，一则让团队感受回顾会议的流程和意义，二则可以通过这一次回顾会议产出团队成功的因素&需要坚持的精神，和哪些方面我们可以做的更好以及对应的行动项是什么.

会前准备

会议物料：大白纸（60*90cm）、马克笔、彩纸、投票小圆点、美纹胶；

会议流程设计：环节设计、对应环节的time box；
会议室及通知：提前约定一个场地大一些的会议室并提前发送会议邀请（这一次就因为会议室时间没约到，导致后半场在另一个会议室开展）；

一、热场破冰

会议开始后通过一个简单的欢迎词感谢大家的参与，阐述我们这次会议的目标，流程、及对应环节的time box，然后就用到了下列两个引导工具来作为热场破冰：

工具一：温度计

“大家也看到了我们今天有稍微布置一下场地，应该和之前回顾会议会有一些不一样对吧，那我想问大家，如果给今天的回顾会议的期待打分，1-50-100分，大家会怎么打分（这里三个手势分别代表0-50-100）

这时我看到有些同学给了100分的姿势，我询问他“哇，你看起来很期待，可以说说为什么吗？”我会问2-3个100分姿势，这样场子就会热起来一些；但是我们也需要注意到低分姿势，也可以问问为什么“我看到你给了一个低分的姿势，可以说说为什么吗？”。

工具二：地图

通常一个团队里对于对方的技能点、外在的性格会比较了解，但是我们可以用地图来做另一个层面的打开 “如果我们这个场地是一个中国地图，东西南北对应的是山东、西藏、海南、内蒙古，大家可以对应站在你出生地的位置“，之后大家开始交流彼此的出生地并调整自己站立的位置，”接下来我们可以找到离你最近的一个小伙伴聊聊，你在你的出生地发生过的令你最难忘的事情“。

聊完之后我们就把现场的同学分成了四组（分组的规则是找到和你出生地接近的伙伴，但通常会有一些团队自行调节的情况，不需要干涉和担心）

二、成功故事

回顾会议正式开始，我拿出准备好的两个问题，并用美纹纸贴在墙上：

Q1：你进入几何中间件团队之后，做过最成功的一件事情是什么？

Q2：你认为这件事情背后成功的因素是什么？

工具三：ME\WE\US

ME：个人思考3分钟写下你进入团队后，做过最成功的一件事情
WE：个人思考结束后可以和你的小组同学轮流分享这件事及成功的因素
WE：讨论环节结束后，需要每个小组输出5条成功的因素
US ：小组讨论环节结束之后，各小组轮流把产出的5条成功因素贴在墙上并讲诉你的团队故事及成功因素

每个小组都分享完成之后，我们就会得到写有团队成功的故事的墙，上面写满了我们团队成功的因素是什么，接下来我们需要收敛，就用到了五美分工具

工具四：五美分

每个小组发放一张小圆点贴纸，每个小组有5票，以小组为单位在每条认可的成功因素上投出1票，每小组最多可投5票；

经过五美分的收敛，团队可以选择投票最多的TOP5，这就得出来我们几何中间件团队成功的秘诀、一直需要坚持的精神!

三、澄清挑战

OK，第一部分告一段落，我们接下来进行第二部分，我贴上了第三张纸也就是Q3:回顾我们之前的工作，你觉得还有哪些方面我们可以做的更好？

会继续用到我们之前的引导工具

ME WE US 、5美分

经过5美分的投票，得出我们团队当前最需要改进的TOP4（我是根据分组每组最后能领取到一个topic来定的）

四、行动计划

选出top4之后，可以让每个小组上来认领自己最感兴趣的改进项，开始我们的寻宝萃取阶段；

工具五：【寻宝】

全场分成4组，每组选择一位“专家”留守（专家标准小组自行决定，可以是颜值、可以是发量、可以是身高），其他几人作为“猎人“带着本小组认领的改进项出发，去寻找宝藏；

如：A小组的改进项是【会议效率太低】，小组的猎人们带着这个问题去找到B小组留守的专家，请教他关于这个topic的解决方案，挖掘宝藏，和B小组的专家咨询完毕之后 A小组的猎人们继续前往C小组的专家处，轮询一圈直到最后回到自己的小组内。和自己小组的”专家“分享刚刚的收获并萃取整理好写到我们实现准备的60*90的大白纸上；

工具六：【WHO\WHEN\HOW】
分享自己小组对应topic的解决方案，以及使用WHO\WHEN\HOW来定义行动计划和deadline；

五、Happy Ending

工具七：【谈话棒】

团队同学站成一个圈，用一只笔当话筒轮流分享今天的感受以及接下来的行动计划，为整个会议做一个大ending.

最后奉上几何中间件团队的大合照！

引导工具总结

工具一【温度计】以肢体语言来表示 0-50-100分，可以让与会成员打开自己的身体，也能让与会成员对自己今天的状态有一次整理和定位，通过引导师的提问“哇，你看起来很期待，可以说说为什么吗？” 让会场更快热起来”。

（上图为50分，0分为两手交叠，100分为50分举起来的手向外延展）

工具二【地图】：通常一个团队里对于对方的技能点、外在的性格会比较了解，但是我们可以用地图来做另一个层面的打开，此时大家会交流彼此的出生地并聊聊在出生地发生过的难忘的事情，出生地接近的团队成员也会有很多接近的童年话题，这样会让团队的成员情感上更接近；

工具三【ME WE US】：使用ME WE US，首先独立思考，在小组分享，能够打破原本尴尬的局面，让成员主动参与，踊跃表达，得出有用的结论。

工具四【五美分】：快速收敛工具，可以通过小组投票的方式促进讨论并快速达成共识；

工具五【寻宝】：寻宝可以促进成员之间建立起联系，互相交流想法，并且能激发团队共识，从而迸发出更多的智慧和想法。

工具六【who when how】:在产出改进项之后需要用who when how来催化行动计划使得行动项更具SMART原则

工具七【谈话棒】：谈话棒可以促使每一个参与者踊跃发言，都能说出自己的心得和想法，不再以团队代表发言的方式，让每个人都身在其中，总结自己的收获。

原文链接： http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MzI3MDg3MjQ1Ng==&mid=2247483694&idx=1&sn=dbb76f12c743491e845de7ff3a2cb1fe&chksm=eacb3bc9ddbcb2df4b8af5c3a2ed5489c17bd9c75746bb7afdfa2d3839fe719c812cfa5893ff#rd