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如何完成复杂工作？如何完成超出你能力的任务？我推荐一个神器！

350 2023-07-20

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为了方便您的阅读提前列出本文的章节：

1.什么是WBS

2.WBS的原则

3.WBS的方式

4.WBS的编制步骤

5.WBS的检验标准

在我刚刚参加工作的时候，有一段时间被一个问题深深困扰，为什么领导总把这么困难或者复杂的任务安排给我？

是不是很多小伙伴跟我一样的想法？有没有？是不是？

其实等我慢慢成长起来，特别是自己成为团队负责人的时候，我就知道了，其实真相并不是这样的。

大部分情况是：工作就没有简单的，大家的任务都很难啊，打工人，不容易啊！

我们都知道世界上所有的生物都趋利避害，何况是最聪明的人类。

人性中的三大弱点：懒惰，贪婪，装逼，源头都是“趋利避害”。

在职场中，我们都期盼着领导布置最简单的工作给自己，自己能够一切尽在掌握，一切游刃有余、一切得心应手、一切水到渠成。

但是人生不如意事十之八九啊，很不幸，往往事与愿违，想得美。

你越希望是遇到简单轻松的工作，就越会遇到复杂且困难的任务，充满了挑战，往往落在了你的焦虑区，而不是你的舒适区，这个时候怎么办？

那么当时我就是利用项目管理中的一个重要工具，WBS（Work Breakdown Structure），也就是工作分解结构，成为我解决复杂问题，完成复杂工作的利器。

随着我完成的项目越来越多，也越来越大，对于项目管理思维理解的越来越深入，我发现WBS不仅仅是利器，简直可以称之为神器，而且不仅仅是在项目当中使用，工作当中，生活当中几乎都是适用，难怪有人说：万事万物皆项目

什么是 WBS

WBS源于项目管理，英文全称是Work Breakdown Structure，中文意思是工作分解结构。

是项目团队为实现项目目标、创建所需可交付成果而需要实施的全部工作范围的层级分解。

用于界定项目工作范围，以可交付的成果为导向，对项目进行划分与分组，推动团队实现项目目标、提交所需可交付成果而实施的工作，其最低层次为工作包。

可交付代表知道要什么，更详细代表强可执行性。

它归纳和定义了项目的整个工作范围每下降一层代表对项目工作的更详细定义。

简单来说，WBS 是一个帮你厘清关系、理清思路，根据目标做规划的工具。

我们可以看到WBS 包含三个关键词：

Work 工作：指工作产品或可交付成果，即付出努力的结果。

Breakdown 分解：划分成不同部分或类别，分开成更简单的事物。

Structure 结构：用确定的组织方式来安排事务。

WBS 工作结构分解法的具体分解步骤为：项目→任务→工作→活动。

我们可以看到WBS跟我们学习的因数分解很像，运用的是同一个原理，就是把一个项目，按一定的原则分解，项目分解成任务，任务再分解成一项项工作，再把一项项工作分配到每个人的日常活动中，直到分解不下去为止。

所以WBS是工作的一个总结，而不是工作本身，工作是构成项目的许多活动的总和。

那么当我们在项目当中的时候，WBS是组织项目实施的工作依据，是开展一切项目管理工作的依据和基础，具有十分重要的作用。

我们都知道，不管是利器还是神器，都是工具，如果使用者不行，哪怕再好的工具也发挥不出来该有的效果。就像玩游戏一样，装备再好，buff全满，玩的技术菜，只能成为一个高级快递员，只会送人头，对吧。

所以，要想运用好一个工具，光懂得它的“术”还不够，还要了解其中的“道”，才能真正学会并掌握。很多人空陷于各种形式，却始终没有掌握WBS最本质的原理。

所以我今天就是要来说一说该如何用好WBS。

WBS分解原则是什么？

在掌握 WBS 具体拆解方法之前，我们首先需要掌握它的原则。

上文中说过，WBS几乎可以放在任何领域使用，所以WBS分解的方式是多种多样，但是其分解原则是共性的：

1. 100%原则

100%原则是指，在进行任务拆解时，被拆分的任务要完全包含所有的交付物。每一层分解的子任务也要100%覆盖它的父级任务范畴；也就说需要在同一个层次上列出所有的分项。

2. MECE原则

在做任务拆解时，要遵循“相互独立且完全穷尽”的原则。相互独立，意味着每项任务不重复；完全穷尽才能不遗漏不误事。

3. 唯一原则

每一项任务应该在WBS中的一个地方且只应该在WBS中的一个地方出现，且任务之间不能相互包含。

4. SMART原则

SMART原则，即一项工作的分解要具备具体（Specific）、可量化（Measurable）、可实现(Attainable)、相关性(Relevant）、有时限(Time-bound)五个条件。每一项工作都必须要有部门和人负责，必须要有主要负责人员。每一项工作都要具体到个人，而不是分配给几个人组成的小组；

5. 要围绕目标

在列举WBS工作包时，要按照期望的可交付成果来做计划，而不能只是规划行动事件，因为后者要么是事无巨细地堆叠，要么是挂一漏万的疏忽。

这是一个比较容易忽略的原则，因为我们本能上都是习惯直接拆解工作。但所有的项目流程的完成都是为了一个承诺的交付成果，这个交付标准决定了我们从第一天开始的所有工作内容。

所以做任务拆解时，最重要的原则是围绕期望的可交付成果来做计划，做任何分解都要紧盯目标，围绕期望达到的目标做任务计划。

6. 确定工作包的大小要合理

项目拆解出来的工作包并非越细越好，而是得满足可交付、可分配、可责任到人的要求，它的合理大小取决于多个因素，一般来说我给它们归为两类。

第一它和项目成员的工作成熟度有关。

经验丰富的成员组成倾向于比较大块的工作包，让成员能够有自主性来围绕产出设计任务。过细的工作包会让成员感到被过度管理，而且需要花费过多的时间来更新任务状态。

第二它还和工作及沟通模式有关。

比如说是统一办公，沟通方便的行业，按照8-16个小时（也就是1-2天）的体量确定工作包大小可以配合每日或者隔日的会商会议；如果是外出作业比较多的行业，按照更长时间完成的工作包大小可以适应每周会商的节奏。

当然，工作包也不能大到无法进行分工，每个工作包至少要能够明确到特定的负责人，如果是多人负责的一类事务则必须要进一步细分。

所以就需要很好地把控分解的颗粒度。太细容易丢失重点，太粗则不利于项目控制，这个是需要进行灵活的权衡的。

WBS分解方式有哪些？

说完了原则，那么我们再来说一说WBS分解方式

编制 WBS方法多种多样，但是我们一般最常用的方法有三种：自上而下、自下而上和类比法。前两者取自项目团队及利益相关方；类比法更多取自经验，可以参考类似项目的 WBS 创建。

1.自上而下分解

这种方式体现梳理能力，适合没有 WBS 编制经验、没有 WBS 模板、不了解项目产品的服务特性、或不熟项目生命周期特性的项目经理、项目管理团队。自上而下分解任务，要持续关注项目任务，充分将任务细化，保证没有遗漏，便于管理层的监督控制。

2.自下而上集成

这种方法体现了组合能力，适用了解项目产品或服务特性，项目生命周期，有合适 WBS 模板可用的项目经理。但需要注意的是，在编制 WBS 前，要确定所有可交付成果，确保工作包的汇总合乎逻辑。

3.类比法

类比法更多的是依靠项目经理的过往经验，我们在创建时可以参考类似项目的 WBS ，因此在这里我们不多加阐述。

另外，对其它常见的WBS分解方式，我也做了一个简单的总结：

- 按产品的物理结构分解
- 按产品或项目的功能分解
- 按实施过程分解
- 按项目的地域分布分解
- 按项目的各个目标分解
- 按部门分解
- 按职能分解

讲完了原则和方式，再来讲一讲步骤。

WBS的编制步骤

我还是以软件开发项目为例，简单得说一说WBS该怎么编制？

第一步提出需求：获取用户提出需求时的初始需求文档，例如会议记录、草图、往来邮件等；

第二步需求确认：所有项目组成员参加需求讨论会议，确认项目主要工作及项目分解方式；

第三步分解项目：分解项目工作，如果有现成模板，应该尽量利用；

第四步 Sitemap 制作：画出 WBS 的层次结构图

第五步制作详细 WBS 。将项目细分，详细到可以对工作包进行估算（成本和历时）、安排进度、做出预算、分配负责人员或组织单位

第六步 WBS 审查。验证上述分解的准确性

第七步确认 WBS 版本。建立一个编号系统

第八步 WBS 更新。随着其他计划活动的进行，不断修正 WBS，直到覆盖所有工作。

当然，在不同类型的项目情况中有不同的编制步骤，下次有机会再来说一说更加详细的编制步骤。

WBS的检验标准

说完了原则、方式和步骤，那么我们一个简单的WBS就编制完成了，那么我们最后一环就是检验了，毕竟没有通过验收的完成都是耍流氓，要验收那就必须要有检验标准

编制好一个 WBS 并不意味着工作的结束，还有一项重要的工作，是对它进行检验。检验 WBS 是否定义完全、项目的所有任务是否都被完全分解，主要依据以下标准：

1. 每个任务的状态和完成情况是可以量化的；

2. 明确定义了每个任务的开始和结束；

3. 每个任务都有一个可交付成果；

4. 工期易于估算且在可接受期限内；

5. 容易估算成本；

6. 各项任务是独立的。

其实，我们在实际工作当中，除了以上六点之外，我们在创建和检验WBS时还需要注意以下几点要求

- 一个WBS项只能由一个人或者一个部门负责，即使许多人都可能在其上工作，也只能由一个人负责其他人只能是参与者；
- 需要让项目团队成员积极参与创建WBS，以确保WBS的一致性；
- WBS必须在根据范围说明书正常地维护项目工作内容的同时，也能适应无法避免的变更；
- WBS中某项任务的内容是其下所有WBS项的总和；
- WBS必须与实际工作中的执行方式一致；
- 每个WBS项都必须文档化，以确保准确理解已包括和未包括的工作范围；
- WBS应该有交付物，该项工作完成后有何交付物应该进行体现。

WBS工作分解结构作为项目管理领域的一个核心工具，它能保证项目结构的系统性和完整性。除此之外，任务分解到位，也可让工作架构更为清晰，从而项目执行操作起来更高效。

WBS除了可以解决项目当中难题，在面对工作当中的其他问题时，特别是一些复杂工作，困难的任务，都能够游刃有余，让我们笑傲江湖。

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