浅谈项目管理必备软技能系列（五）

175 2023-08-24

协同组织配合期望项目管理

6月3日在圈子参加了大咖秀的直播，跟大家分享了项目管理必备的六大软技能，现整理成系列文章，方便进一步学习交流。

今天就来详细说说第五篇---协同，讲讲如何在职场上更好成为一个“协同配合”的人，也能让别人更愿意协同配合自己。

协同的定义和好处

协同的定义是“协调、同步”，即思维上达成共识且按共识的决定同步开展工作。就达成共识本身而言，无非是三种情况，一是我听你的，二是你听我的，三是双方协调一致，互相践行“第三选择”。

然而，更多的现实情况是，职场上，每个角色都有各自的立场，大家都很难直接“听从”其他人的表面意见，所以协同的场景更多发生于第三种情况，也就是在一定要求、规则的基础上，通过协调、谈判和纠偏达到协同一致。

良好协同的特点

所以，好的协同有应该具有三个特征。一是互相配合。协同的双方基于目标基础上互相配合，而非单方面“让步”，两方均有基于目标分解的分工。哪怕一方负责工作较多，另一方也应承担起答疑、配合协调资源以及给予质量建议的工作。二是高效有序。好的协同是在已经足够磨合的基础上，或者双方有意愿去展现一个好的磨合的态度，来执行接续的工作。配合足够紧密，默契度逐渐上升后，协同一定会高效有序。三是符合期望。好的协同除了要满足组织目标、其他相关方的期望，也要符合当前协同双方的期望，不能“厚此薄彼”。

良好协同的本质是“人+流程”而产生的，持续、高效的运作模式。

协同的前置条件

想要达成协同的目标，创建协同的氛围，促成协同的合作更多发生，需要搞清楚以下几件事：

定位

定位是协同的基础，如果一个组织或个人搞不清楚自己要做什么，应该做什么，为什么这么做，那也无法产生任何良好的协同配合。定位包含三方面：

（1）自己：自己应该做什么

（2）他人：自己应该为他人做什么

（3）组织：自己应该为组织做什么

协作

协作是个人/组织间的协同合作，是基于业务、职责和目标产生的关键工作任务。协作包含三方面：

（1）自己&组织：自己能为/应为组织做什么

（2）自己&他人：自己能为/应为他人做什么

（3）他人&组织：他人在组织中具体做的

期望

好的协同要满足所有关键相关方的期望。

（1）自己的期望：自己想要完成什么、做到什么、主要别人配合做什么

（2）他人：他人需要自己做什么

（3）组织：组织中其他相关方的期望和要求是什么

其实归根结底是在说，需要搞清楚定位以及定位的根源，基于位置和要求，在同一目标下，才能去谈达成共识和协作推进，否则即使有协同，也是无效的，低效率的，是组织整体试错而已。

协同的基础设施

同样的，协同建立在一套基础设施上，即体系的建设。协同，就是在体系内的一种协作，体系是协同的基础设施。一般包含四个方面：

体系文件

体系文件：标准/方针/目标。指指导整个公司参考的体系材料，对标行业、领域的各项标准（比如ISO系列），规定了组织管理或质量的方针、方向以及未来将要关注的模块，是公司层级组织需要参考的质量文件。

标准规范

标准规范：规范/职责/管理办法。指具体业务模块的制度规范和管理办法，基于公司标准文件分解下来的，规定了业务管理或质量的目标、范围、要求、涉及的角色以及相应的模块规范，是指导具体业务开展的参考质量文件。

程序文件

程序文件：流程/方法/审批。指具体的流程，包含业务流的阶段、步骤、人员角色以及输出文件，并考虑涉及的子流程，是具体工作组或个人需要参考的质量文件。

过程文件

过程文件：具体的执行过程。指具体执行的过程文件，可以看到具体是谁在每一个环节如何工作，完成目标，业务流上都有哪些角色互相配合去完成的实际材料。

以上是协同的基础设施，也是整个公司的规则基础。在体系的角度上，公司、各组织。业务组以及个人都有明确的定位，并且知道各个相关方的期望，更能促进公司内部可以达成共识。

此外，在公司内部，公司文化建设、工作氛围、精神目标、团队个人特质以及其他无法具象的规则（隐性规则）也是影响协同的关键要素，因此也需十分注意。

协同团队建设

建立一个协同的组织，是每个管理者建立团队的初衷。真心希望团队成员可以团结友善，协同一致，配合良好，高效发挥，为了降低事与愿违的概率，管理者应该重点关注以下几方面：

1. 整体管理。建立业务模块的制度规范、流程体系，并在内部推广实施，保障组织内及紧密职能部门能够理解一致，明确去配合什么、怎么配合、质量要求是什么。

2. 定位配合。在每一次需要协同的业务模块（按实际裁剪切割），明确组织、角色的定位，对照流程同步、并行开展工作，并且随时保持沟通，信息共享。对于较为模糊的工作或一开始无法顺畅配合的工作，可以不用一次拆分到位，渐进明细，逐步磨合。

3. 互相赋能。好的组织应该具备互相赋能的思维模式，保持开放的心态接纳各种不同的声音，并重视有积极性、建设性建议的冲突。工作中各取所长、取长补短，快速复用成功经验，提升组织思维能力，才能保障持续协同的态势。

以上就是关于协同的讨论，日常生活、工作中其实还有更多的策略，心理学、数学（模型）以及项目管理模型（能够快速帮助达成共识的）都会对协同有良好帮助。另外还需要调整一下心态，一次无法协同（达成一致）也是很正常的，毕竟每个人都要不断打破固有认知，重新接受并且做出决策需要一定的时间和精力。保持耐心，渐进明细，想要得到好的协同，不妨先从能够配合别人（各类不同特质的职场人员）做起。

软技能系列文章回顾：

浅谈项目管理必备软技能系列（一）---软硬技能原理解析

浅谈项目管理必备软技能系列（二）---抗压能力

浅谈项目管理必备软技能系列（三）---量化思维

浅谈项目管理必备软技能系列（四）---自洽思维

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